Siedem porad na temat zdalnego zarządzania kryzysowego

Jak nigdy wcześniej ludzie korzystają z komunikatorów, udostępniają ekrany i wysyłają e-maile ze swoich biur domowych. Zamieniliśmy nasze sofy, kuchnie i pokoje dziecięce w stanowiska robocze – i zastąpiliśmy banalne rozmowy na krótkie spacery, zmianę pieluszek i pomoc w pracach domowych. Nie łatwo jest zarządzać swoim dniem pracy i rodziną zblokowaną w domu – jak więc zdalnie zorganizować to wszystko?
Ponieważ i tak utknęliśmy …
Epidemia koronawirusa zmusiła nas do kierowania rozproszonymi geograficznie pracownikami, pracującymi z domu. Korzystamy z nowych technologii we wszystkich obszarach. Nie wiemy, jak długo potrwa ten wyjątkowy stan, ale tymczasem warto spojrzeć na nowe możliwości, jakie nam oferuje.
Wiele się nauczymy – i chociaż zasady dobrego przywództwa są takie same jak poprzednio, cała ta sytuacja może nadać nowy wymiar roli przywództwa. Nie wierzymy ani nie mamy nadziei, że w przyszłości wszystko będzie „zdalne”, ale na pewno możemy uzyskać lepszy mix. Widzimy już, że zanieczyszczenie w miastach spada, ponieważ ludzie mniej dojeżdżają. Zyskuje środowisko i uwalniamy swój prywatny czas. Teraz ważne jest, aby jak najlepiej wykorzystać tę sytuację i sprawić, że my i cała organizacja będziemy kompetentni w korzystaniu z możliwości technologicznych. W tym artykule dzielimy się siedmioma wskazówkami, które, mamy nadzieję, mogą dać ci kilka pomysłów na efektywne zarządzanie pracownikami – na odległość.

1. Zachowaj spokój, bądź systematyczny i okazuj empatię

Jako przywódcy w stanie wyjątkowym musimy myśleć i działać spokojnie i metodycznie. Dzięki temu podejmujemy lepsze decyzje i jesteśmy postrzegani przez naszych pracowników jako pewni siebie. Jednocześnie musimy mieć świadomość, że wielu pracowników jest odizolowanych, pozbawionych relacji społecznych, do których są przyzwyczajeni, z zakłóceniami innymi niż są do tego przyzwyczajeni oraz z myślami i uczuciami obarczonymi niepewną przyszłością. Sposób, w jaki się komunikujemy, jest zatem równie ważny, jak to, co komunikujemy. Rozwaga i mówienie z serca może wystarczyć pracownikom, aby zachować odwagę i nadal czerpać inspirację i zachować produktywność. Ludzie reagują inaczej w sytuacjach kryzysowych i jako przywódcy musimy zauważać każdego z nich. Trudno przekazać emocje słowem pisanym, więc może powinieneś pisać mniej e-maili i odbierać więcej telefonów oraz robić więcej spotkań na Skype niż wcześniej.

2. Informuj często

Kryzys dotknął już wielu, a wielu innych jeszcze dotknie. Twoi pracownicy są codziennie narażeni na wszelkiego rodzaju ekspertów w mediach, którzy czasami robią sprzeczne prognozy, oparte na „faktach”. Jednak to ty i twój zespół zarządzający jesteście odpowiedzialni za sytuację w waszej firmie. Nie pozwól, aby media zdominowały narrację, ponieważ stanowi to podstawę do bezpodstawnych spekulacji. Przejmij na własność swoją historię, często informując pracowników o tym, co się wydarzyło, co się dzieje i jak wygląda horyzont działań z twojej perspektywy. Może powinieneś mieć otwarty wirtualny kanał w każdy piątek? Lub cotygodniowe poniedziałkowe spotkanie, na którym ludzie mogą zadawać pytania? Codzienne lub wielokrotne codzienne wirtualne spotkania dla twoich menedżerów stworzą również pewnych siebie liderów, co z kolei kreuje pewniejszą siebie organizację. Taka struktura sama w sobie zapewnia bezpieczeństwo.

3. Upewnij się, że wszyscy mają niezbędny sprzęt

Może się to wydawać oczywiste, ale nie dla tych, którzy nie są przyzwyczajeni do pracy w domu przez dłuższy czas. Upewnij się, że każdy ma dostęp do ważnych dokumentów roboczych i że każdy ma niezbędny sprzęt informatyczny (który faktycznie działa) – i że posiada umiejętności niezbędne do skutecznego korzystania z niego. Przetestuj mikrofon i kamerę internetową przed ważnymi spotkaniami z klientami online. Czy ekran laptopa jest zbyt mały na długie dni robocze? Czy ktoś potrzebuje dwóch ekranów? Może powinieneś zainwestować w przenośne monitory dla osób pracujących z wieloma dokumentami jednocześnie. Nie każdy ma osobne pomieszczenie do domowego biura, ale dzieli salon z dziećmi, psem lub małżonkiem (a najprawdopodobniej ich kombinacją). Niektóre słuchawki redukujące hałas mogą dać im spokój w pracy i poczucie bycia we własnej bańce – zapewniając utrzymanie wydajności.

4. Stwórz wirtualne miejsca spotkań

Jesteśmy istotami społecznymi. Potrzebujemy przerwy w pracy, dobrego śmiechu i ujścia dla frustracji lub radości. Codzienny czas na lunch lub przerwa na kawę były kiedyś miejscem, w którym można było to zrobić – ale można je odtworzyć też wirtualnie. Teraz, gdy ludzie nie muszą spędzać czasu na pracy, rano jest więcej czasu na zwykłą 10-15 minutową rozmowę przez Teams, Zoom lub Skype. Pochwal się lub podziwiaj, przejdź przez zadania na dzisiaj, dziel się zabawną historią i daj swoim pracownikom trochę ludzkiego ciepła w czasie niepewności. Zapewnij miejsce, w którym możesz kontynuować dialog przez cały dzień za pośrednictwem forum, takiego jak Slack, Yammer, zamknięta grupa na Facebooku lub Teams. Połącz się z innymi podczas lunchu przez Skype. Kolejnym znaczącym działaniem może być odtworzenie spontanicznych spotkań, podczas których „cześć” przy ekspresie do kawy staje się rozmową, w której pojawiają się nowe pomysły, będące istotną częścią ekosystemu innowacyjnej firmy.

5. Ustal podstawowe zasady wirtualnych spotkań

Wideokonferencje to norma, gdy uczestniczysz w spotkaniach z domowego biura. Jako forma komunikacji jest jednak bardziej wymagająca niż spotkanie fizyczne, więc ustal jasne zasady. Włącz kamerę internetową, aby się widzieć, chyba że brakuje odpowiedniej przepustowości. Ustaw mikrofon na „wyciszony”, gdy nie mówisz lub gdy twój pies szczeka w tle. Mów pojedynczo – a jeśli chcesz przerwać, skorzystaj z czatu. Nikt nie powinien wykonywać wielu zadań, ale skupić się na spotkaniu. Unikaj długich monologów. Mów krótko. Teams mają funkcję, która sprawia, że możesz rozmyć tło, jeśli chcesz ukryć bałagan lub przychodzących i odchodzących ludzi. Jeśli obraz i dźwięk są opóźnione, pozostaw wideo włączone i nawiąż połączenie telefoniczne lub wyłącz kamerę internetową, aby inni mogli cię usłyszeć.

6. Bądź osobiście w kontakcie ze swoimi współpracownikami

Nieoczekiwana wiadomość tekstowa od szefa z kilkoma doceniającymi słowami może dać przypływ adrenaliny w samotny dzień – tak jak zabawny film lub dobry artykuł, który przeczytałeś. Małe gesty, które pokazują, że ci zależy i ich widzisz. Tylko nie przesadzaj.

7. Zapewnij pewną przewidywalność

Przewidywalność tworzy bezpieczeństwo, które jest bardzo potrzebne w czasach kryzysu. Stwórz plan mający na celu utrzymanie dobrej sytuacji po kryzysie, który może być ciągle dostosowywany w krótkim okresie. Jasno określaj role i obowiązki. Zaplanuj z wyprzedzeniem wszystkie wirtualne wspólne spotkania i spotkania 1: 1. Przydzielaj zadania w sposób ciągły, wykonuj regularne połączenia kontrolne, dzięki czemu zmniejszysz potrzebę pracy ad hoc dla pracowników.
Wreszcie, bądź cierpliwy. Ten kryzys może zająć trochę czasu. Ale za to… ile dowiemy się o nas samych i sobie nawzajem. W 2017 roku śmialiśmy się z profesora Roberta Kelly’ego, który w telewizji na żywo w BBC został zaatakowany w swoim biurze domowym przez dwoje małych dzieci. Teraz wszyscy możemy do niego odnieść: https://www.youtube.com/watch?v=PvjuVnKDUbw#action=share

Click here for the original English version of the article:

https://www.interimleder.com/news/seven-tips-for-remote-crisis-management/